違法にならない退職勧奨の進め方

■退職勧奨とは
「退職勧奨」とは、会社側から退職に向けて従業員を説得し、従業員の同意を得た上で退職させることを指します。

一方的な会社からの意思表示により雇用契約を終了させる「解雇」とは異なるため、トラブルに発展するリスクは小さいといえます。

しかし、従業員にとって、パワハラや不当解雇、退職強要として映り、後々会社に慰謝料請求をされてしまう、ということも実際にありえるため、やり方には注意が必要です。

■退職勧奨の手順と注意点
具体的な手順としては、①説明資料の用意等の事前準備、②面談、③退職の合意、④退職届の提出及び退職合意書の締結、⑤退職の手続き、という流れになります。

①について、退職勧奨をする理由として、「この仕事が合わないと思うから」「馬が合わないからやめてほしい」といった抽象的なものでは、任意の退職を実現することは難しいでしょう。よって、理由を具体的、明確化することにくわえ、それを説明する際の資料として、注意指導の記録や、他の従業員からの聴取メモなどを用意しておくことが必要です。

②の面談は、会議室などの他の職員からは見えない場所で実施しましょう。他の職員も見える場所で面談を実施し、退職勧奨をすると、職員の自尊心を傷付けることになってしまいます。また、後々の争いを避けるためにも、面談の様子は録音・録画しておくことが重要です。
面談においては、上記資料を用いて、丁寧に退職勧奨に至った理由を説明しましょう。この際、企業側としても、業務改善などの企業努力をしてきたことを伝えます。一度の面談で合意をしようとせず、従業員の気持ちに寄り添うことが重要です。

そして、退職強要やハラスメントにあたるとして問題になることが多いのは、この面談時であるといえます。

たとえば、「女性だから」や「産休をとったから」、「育休を取るなら辞めて欲しい」、「退職届を出さなかったら解雇する」などのパワハラ、マタハラのような発言は、「男女雇用機会均等法」や「育児・介護休業法」に違反する行為となり得ます。

さらに「労働組合の活動に参加しているから」というような理由も、「労働組合法」に違反する可能性があります。加えて、退職勧奨が長時間・多数回にわたる場合も退職強要と判断される危険性があります。
これらの発言や対応は、法令違反になる可能性があるため、絶対にしないようにしましょう。

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